INTRANET...UN PEQUEÑO PROYECTO

Se desea implementar una intranet en una empresa sin necesidad de que sea una gran empresa, ya que estas facilitan la comunicación de los empleados a nivel interno y esto permite la reducción de costos y aumento de la eficiencia.Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

Definición de Objetivos Generales
Tanto las metas generales como los objetivos específicos de un proyecto intranet pueden ser muy modestos o bastante ambiciosos. Sin importar que tipo de metas se tenga, es necesario definirlas y tenerlas muy claras antes de iniciar el proyecto. En particular es importante tener en cuenta los siguientes puntos:
· ¿Qué queremos lograr?
Nos ayuda a entender el objetivo general del proyecto, de esta forma podremos definir prioridades y enfocarnos en los aspectos importantes de la intranet.
· ¿Por qué queremos lograrlo?
Esta pregunta nos fuerza a considerar la intranet en el contexto general de nuestra estrategia de negocios. Esta respuesta es clave para asegurar el retorno de la inversión.
· ¿Cómo aspiramos lograrlo?
Este interrogante nos permite crear una estrategia (plan) de trabajo, el cual incluye identificación de lideres, especificaciones técnicas, limitaciones de recursos, cronogramas de trabajo, y patrones del personal.
· ¿Cómo vamos a monitorear el progreso?
Las intranets tienden a evolucionar con el tiempo. Por esta razón es importante contar con mecanismos que nos permitan determinar el progreso del proyecto y compararlo con las expectativas.
· ¿Cómo vamos a medir el éxito del proyecto?
Como en muchos otros casos, el éxito de este tipo de proyecto se mide por medio de la relación costo beneficio de la inversión.


Definición de Objetivos Puntuales
A un nivel más especifico, la empresa que va a desarrollar la intranet debe definir los siguientes puntos:
· ¿A quién está dirigida la intranet?
Los usuarios potenciales de la intranet pueden ser un grupo pequeño de empleados o puede definirse como todos los empleados de la empresa u organización. Lo importante es tener muy claro que se espera de cada grupo de usuarios de la intranet y cuales son los beneficios mutuos por su implementación y uso.
· ¿Cómo esperamos que los usuarios utilicen la intranet?
La interacción de los usuarios con una intranet varia permanentemente, dependiendo de las funciones de cada grupo de usuarios. Para cada grupo se debe definir los usos específicos, y los beneficios asociados, para que el diseño de la intranet se adapte a las necesidades y expectativas de todos sus usuarios.
· ¿Qué necesitan los usuarios potenciales para utilizar la intranet?
Una vez que conocemos quienes van a usar la intranet y que aspiran lograr con ella, debemos tener muy claro que necesitan estos usuarios para poder lograr esas metas. Por ejemplo, algunas personas necesitarán aumentar la capacidad de sus computadoras mientras otras pueden requerir entrenamiento o mejor conectividad.

¿Qué necesitamos para tener una Intranet?
Las Intranet son posibles gracias a la concepción de la informática distribuida, que surgió en el mundo de la empresa en la década de los ochenta. Uno de los avances en este campo, la llegada de lo que se denominan Redes de Área Extensa, o WAN, ha hecho de las Intranet un fenómeno posible en la realidad actual.
Cuando hablamos de informática distribuida nos referimos a las redes de computadores (LAN), que han sustituido en parte a las tradicionales mainframes corporativas.
A la hora de construir cualquier red de computadores, y, en especial, una Intranet, necesitaremos unos elementos básicos:
· En primer lugar, es necesario disponer de un hardware o soporte físico adecuado para la Intranet, que incluye:
· Servidore de Web, bajo el modelo Cliente-Servidor.
· PC de los trabajadores, que actúan como Clientes, y sus correspondientes periféricos.
· Un sistema de cableado que conecta el Servidor o Servidores con los equipos Cliente (cable coaxial, de par trenzado, fibra óptica, etc)
· Elementos de hardware que configuran el concepto tradicional de red: tarjetas de conexión o NIC (Network Interface Card), transceptores, repetidores, concentradores o hubs, etc...
· Máquinas que actúan como firewalls, y su correspondiente software.
En segundo lugar, necesitaremos una serie de elementos de software que hagan posible configurar la red como una Intranet. Destacan:
· Un sistema operativo de red, que soporta el intercambio de información y, que, como tal, reside tanto en clientes como en servidores. Hoy en día, existen varios sistemas operativos disponibles en el mercado: Unix, Linux, Windows NT, Novell Netware, y otros.
· Aplicaciones de red, que en este caso, se refieren a la utilización de browsers, residentes en los equipos servidor y clientes, así como de programas específicos de correo electrónico, FTP, etc.
· Un sistema de gestión de red, que permite el control de prestaciones, problemas, seguridad o configuración.
· Protocolos de comunicación Web estándares
El desarrollo de las Intranets y de Internet está propiciando actualmente el desarrollo de nuevas tecnologías hardware y de múltiples programas software que agilizan la comunicación corporativa que permiten un fácil acceso implementación de esta, pero la tecnología no lo es todo y a modo de ejercicio y para tener una visión general como también un relevamiento de la actual situación, de su empresa, se debería contestar el siguiente cuestionario que será de mucha ayuda en un futuro desarrollo de una Intranet.

Creación de una Intranet
La experiencia adquirida en el desarrollo de soluciones Intranet exitosas se sintetiza en los siguientes aspectos: alineación del liderazgo corporativo alrededor del proyecto a involucrar a los responsables desde el principio, la comprensión cabal de lo que el cliente necesita realmente resolver problemas o retos concretos, concepción y construcción de soluciones sencillas, empoderamiento mediante la transferencia de tecnología al mayor número posible de personas en la organización y finalmente, pero no menos importante.
Metodología
En la práctica, las actividades concretas que deberían realizarse para llevar a cabo el proyecto de crear e implementar una Intranet al interior de la empresa y teniendo en claro el beneficio que esta implica por lo anteriormente descrito y que se pueden agrupar de la siguiente manera :
· Constitución de un Comité Editorial
· Nivelación de Criterios
· Planificación y Estructuración de Metas específicas y Expectativas realistas.
· Programación y Publicación
Comité (el primer paso)
Una intranet simple y llanamente es una publicación electrónica que contiene además aplicativos (tales como consultas a bases de datos, procesamiento de formularios, etc), de ahí que las políticas editoriales, el enfoque, la información a publicarse y los servicios prestados deban corresponder a decisiones con claro criterio de su alcance y consecuencias.
Por ello se da la necesidad de constituir un Comité Editorial, ojalá pequeño para que funcione. A él deben concurrir altos funcionarios con capacidad de decisión y asignación de responsabilidades al personal de su organización, que además conozcan en detalle tanto la empresa en su conjunto como sus áreas de responsabilidad, y que asuman como suya la responsabilidad y el reto de construir la Intranet.
Los miembros recomendados del comité son: el gerente general, las direcciones de sistemas, organización y métodos, y recursos humanos. Deben concurrir además los gerentes cuyas divisiones vayan a tener contenido en el sitio. Una vez constituido el comité editorial se deberá proceder a una Nivelación de conocimientos.
Nivelación
Si bien es cierta la expansión exponencial de Internet en el mundo y en nuestro país, la población que ha tenido la oportunidad de recibir una "exposición" adecuada al tema, de manera que tenga un criterio confiable, todavía es pequeña. Cuando falta la experiencia directa, las personas tendemos a asumir posiciones basadas en la información recibida de segunda mano que no siempre corresponde a la realidad y la calidad de las decisiones suele verse comprometida. Usted ya habrá escuchado más de un colega o subordinado hablando enfáticamente sobre algún tema que usted sabe o desconoce por completo......
Este escollo se resuelve nivelando el conocimiento y experiencia de las personas que participan en el Comité Editorial. La manera más adecuada y eficaz de nivelar rápidamente a los interesados es la inducción y capacitación mediante un "cursillo" estructurado preparado y dictado por ustedes mismos (si existe el personal con el conocimiento adecuado) o contratando alguien con experiencia sobre lo que es posible de alcanzar con una Intranet. El próximo paso y fundamental es planificar y estructurar metas específicas para poder cumplir con expectativas realistas de una Intranet.
Planificación y Estructuración
Puede haberse tomado una firme decisión de construir una Intranet " lo antes posible, de inmediato mejor y aquí está el presupuesto" y sin embargo pueden no haberse definido temas fundamentales cómo:
· El "para que" fundamental de tenerla.
· Quienes serán los usuarios.
· Que conocimientos, información o datos se van a publicar.
· Que procesos se van a incluir.
· Cómo se integrará al día a día de la operación.
· Que respuesta o resultados se desea obtener.
· Se construirá por fases?
· Que servicios se colocarán primero, cuales después?
En esta actividad a realizarse en conjunto con el Comité Editorial se definirán los "porque" y "para que" de una intranet, se analizarán las expectativas que llevaron a la decisión de construirla, los problemas o retos susceptibles de resolverse con esta tecnología, el modelo administrativo, los grupos objetivo a los que se quiere servir y los objetivos buscados, así como también los parámetros que serán utilizados para medir el éxito. En esta actividad también deben definirse la política de tecnología, recursos necesarios y los responsables de recabar la información a ser entregada a los creadores de la Intranet.
Es importante recalcar que el éxito del proyecto se fundamenta en la calidad de la planificación y éste lo determina el grado de participación y compromiso con el éxito de los miembros del Comité Editorial. A veces se hace necesaria una directriz oficial para darle a esta etapa el vigor necesario.
Posteriormente deberá realizare un estudio y análisis de la información recolectada. Estos deberá ser analizado por parte del equipo de asignado al proyecto y con esta base se propondrán los objetivos definitivos, que temas se tratarán, que servicios se brindarán en línea y en que fases se construirá.
Uno de los pilares del éxito de una Intranet es la responsabilidad distribuida de la actualización de la información entre mayor el número de funcionarios posible, mejor. Los "dueños" de la información y responsables de los procesos deben ser los encargados de su "porción" de Intranet. En esta etapa serán involucrados de manera directa y en conjunto con los desarrolladores recabarán los datos e información, se analizarán las maneras de introducirla y actualizarla.
Para esta etapa, los directivos de la organización deben asignar formalmente las nuevas funciones al personal, definir los tiempos de dedicación, forma de retribución y demás detalles necesarios para garantizar el compromiso y participación de los responsables. Las nuevas funciones deben ser parte de sus obligaciones y no un "favor para cuando tenga tiempo".
Programación
Una vez que se tiene la estructura general y la definición de los servicios a ser dispuestos, es posible acometer eficazmente la concepción, creación y construcción de la intranet.
En esta etapa se deberán definir la filosofía y enfoque globales; se concebirá la estructura lógica del sitio y se visualizará el diseño gráfico a ser aprobados por parte de la empresa.
El diseño de la navegación en que el usuario interactúa con la información se define con el sistema de navegación que debe ser diseñado de forma lógica y que estimule la interacción del usuario. Esta estructura se organizará en la medida de lo posible alrededor de procesos, operaciones y funciones, y evitará reflejar la estructura organizacional (jerarquía) de la empresa.
La interfaz Gráfica (o estructuras de interacción) con la información será definida en esta etapa, a su vez son definidos a nivel gráfico:
· Los signos de identidad corporativa y elementos gráficos:
· Símbolo
· Logotipos
· Viñetas y colores corporativos para uso en la Intranet.
· La tipografía y normas de composición de textos
· Las plantillas de estilo y formatos de aplicación.
· Viñetas, estilo y edición del material gráfico.
El contenido en las páginas, los servicios y la funcionalidad deben ser programadas en código HTML. Esta programación se debe realizar idealmente bajo una estructura de tres capas (Three Tier Structure). Una para el contenido, otra para la navegación y la estructura gráfica como tercera capa, para que las actividades de mantenimiento, actualización y renovación se realicen sobre cada capa individualmente sin necesidad de intervenir en todas simultáneamente.
Publicación
De acuerdo con la estrategia prevista en la definición de los términos de referencia, la intranet será publicada en los equipos asignados.
Las actividades hasta aquí descritas, deben considerarse cómo la plataforma inicial de su Intranet. De aquí en adelante se realizarán cíclicamente las siguientes actividades:
· Promoción y lanzamiento
· Administración
· Medición
Promoción
Se puede tener una Intranet bien construida, con servicios útiles e información importante, ¿pero y si no se usa?
· ¿Cómo llamar la atención de los usuarios objetivo para que consulten y utilicen el sitio en vez de recurrir a sus herramientas tradicionales?
· ¿Cómo informar de la existencia y utilidad de la Intranet?
Estas preguntas tienen que ver con un hecho incontrovertible: contar con una herramienta no garantiza su uso. Debe capacitarse al personal, motivarlo a aprender algo nuevo que al principio es desconocido.
La promoción puede realizarse con actividades de bajo costo como "comentarios" dentro de la empresa misma, instruir a sus ejecutivos que la mencionen siempre que sea posible, crear expectativa en las carteleras, etc. También puede ser conveniente realizar una "campaña de promoción" importante que refleje el respaldo de la gerencia y lo importante que es no quedarse fuera de esta tecnología.
Administración
Para ser exitoso, un sitio Web debe ser administrado apropiadamente, es decir, debe ser mantenido, actualizado y además renovado con regularidad para garantizar una mayor probabilidad de ser visitados más de una vez por quienes le interesa que consulten las publicación de la empresa. Dentro de la administración podemos encontrar cuatro grande funciones a realizar :
· Mantención
· Actualización
· Renovación
· Medición

El Mantenimiento: En si, se refiere a las actividades de orden técnico al nivel de hardware y software en producción, para garantizar la integridad de los archivos y sus respectivos enlaces y la verificación de la disponibilidad del sitio.
La Actualización: Se refiere a los pequeños cambios a las páginas y servicios de acuerdo con la actualidad y el día a día de la organización: Noticias, directorios, el portafolio de productos etc.
La Renovación: Basados en la realimentación y análisis de resultados que se obtengan de la actividad de medición descrita a continuación, se realizará la renovación del sitio. Esta, se refiere a los cambios más profundos en el contenido, servicios, arquitectura del sitio y el ambiente gráfico.
Tanto el Mantenimiento, la Actualización y la Renovación pueden ser subcontratados como outsourcing, pero sólo en un comienzo y con el apoyo activo de su personal, de lo contrario, su organización se perderá la oportunidad de recorrer la curva de aprendizaje de esta tecnología.
Esta tecnología está en su infancia y como todo aquello que vale la pena comenzarlo temprano antes que las barreras tecnológica se conviertan en un impedimento.
Medición: Finalmente, todo esfuerzo económico debe traer como consecuencia un beneficio al nivel de ingresos, imagen corporativa o tener un rendimiento social. Por difícil que sea, deben establecerse los patrones de medida sobre los que se va a medir la eficacia del esfuerzo realizado y se deben establecer desde el comienzo en los Términos de Referencia. Pero atención, sea realista, pasará algún tiempo antes que su website sea un canal de eficiente y refleje un cambio importante y definitivo en la forma de manejar la información y en descubrir nuevas áreas para su aplicación.
La medición debe además retroalimentar el proceso mismo de renovación, para que se fortalezcan las secciones más exitosas y se mejoren o eliminen las menos populares en beneficio tanto de la empresa como de los usuario.
Debe mencionarse sin embargo, que las mediciones van más allá de la colocación de un contador de visitas en la página inicial, que entre otras, puede resultar inexacto y poco creíble. Resulta que si alguien utiliza por primera vez la intranet en busca de información o simplemente sienta curiosidad, es muy probable que recorra todo el website y sea contabilizado! Tan importante como conocer el número de visitantes totales, conviene saber a que horas y en que fechas hay mayor o menor tráfico; de donde provienen las visitas; por donde ingresan mayoritariamente al sitio y por donde lo abandonan; cual es el tiempo promedio de vista, etc., etc.


ENTRENAMIENTO Y CAPACITACION
Seguramente contratará por fuera el diseño de su Intranet para que su implementación sea más rápida y eficiente, pero la administración del día a día deberá ser realizado por ustedes mismos .Por tanto, capacite su gente en las áreas técnicas de administración del lado del servidor y en las áreas de publicación de documentos, instalación y actualización de browsers y solución de problemas de los usuarios.
Busque los candidatos a entrenar dentro de su propio personal, por ejemplo para el área de publicación, busque quienes tengan habilidades comunicacionales, escriban bien, tengan buena redacción y ortografía.
Garantizar el compromiso de su personal para mantener viva y creciendo la Intranet sólo es posible mediante el empoderamiento y la adecuada preparación y motivación. Hemos aprendido que el éxito de una Intranet depende además de la independencia de proveedores externos para la operación y administración del día a día.
Cuanto mayor sea la utilidad práctica del sitio, mayores serán los requerimientos de actualización de la información, por lo que se hace conveniente que los diferentes "capítulos" del sitio tengan diferentes "dueños" quienes a su vez deberán ser los directamente responsables de actualizar y realizar las operaciones que demande el servicio ofrecido. La tecnología nos permite hacer esto desde el escritorio, utilizando para ello la infraestructura informática normalmente disponible. Esto obliga a la adecuada capacitación del personal en la utilización de las herramientas apropiadas. Capacitación que además será aprovechada en su presencia Web.
Por ello deberá ocuparse de manera explícita de preparar el mayor número posible de funcionarios de su empresa en la estructura, las labores de actualización y administración del sitio.

Cuánto cuesta una Intranet
Además del costo directo del diseño y desarrollo, es necesario tener en cuenta los costos adicionales algunos ocultos como por ejemplo la inversión necesaria en hardware y software para servidores, la red local (LAN), el costo de comunicaciones y ancho de banda en la red externa (WAN), capacitación y la necesidad de tiempo de los altos ejecutivos.
· Al calcular los costos, conviene tomar en cuenta que una Intranet exitosa crece muy rápidamente, haciendo necesaria la ampliación de infraestructura informática y comunicaciones para manejar y mejorar el tráfico creciente.
· Se requiere de un administrador para la intranet.
· Hay que actualizar el software y hardware?
El éxito depende en gran medida de los esfuerzos promocionales que se hagan para estimular el uso de la Intranet, y eso requiere del tiempo y esfuerzo de algunas personas de su organización.
Todos estos elementos pueden ser cuantificables en dinero pero por su utilidad, la Intranet Corporativa ha sido catalogada como la herramienta de oficina más importante después de la máquina de escribir! Sin embargo, tenga en cuenta que la Intranet atenderá necesidades concretas de:
· Información en las áreas de atención y servicio al cliente, administración, producción y soporte al cliente interno.
· Acercamiento entre las personas de su empresa.
· La Intranet debe agregara valor a sus procesos en beneficio de sus clientes y colaboradores.
Sólo al tener claros los objetivos y razones, podrá cuantificar los resultados de la inversión en la Intranet en términos de ahorro de tiempo y dinero, incremento de la productividad, nivel de servicio y disponibilidad y calidad del clima organizacional.